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L’organisation reine du Community Manager

Outils du Community Manager, Community Management,

Victoire Beyens

Victoire Beyens

30 avril 2021

C alls, visioconférences, notifications, messages, mails, rappels, agendas, il est facile d’être vite submergé lorsque l’on gère plusieurs projets, ou plusieurs clients. Comment bien organiser son temps ? Comment optimiser ses journées pour ne pas avoir cette sensation d’être un community manager “sous l’eau” ? L’IMCI vous donne ses conseils et idées pour garder la tête […]

Calls, visioconférences, notifications, messages, mails, rappels, agendas, il est facile d’être vite submergé lorsque l’on gère plusieurs projets, ou plusieurs clients. Comment bien organiser son temps ? Comment optimiser ses journées pour ne pas avoir cette sensation d’être un community manager “sous l’eau” ? L’IMCI vous donne ses conseils et idées pour garder la tête à la surface.

Gagner du temps, parce que le temps c’est de l’argent

Il est 9h. Vous entamez votre journée. Sur un coin de feuille, des notes de la veille. Sur votre téléphone, quelques rendez-vous et tâches notées dans vos mémos. Sur votre ordinateur, une dizaine de post-it multicolores sur lesquels vous avez écrit “to do”, “to do later”, “mails à écrire”, “créas à faire” et autres activités de votre quotidien. Il y en a de tous les côtés, et votre organisation commence à ressembler à un curieux conglomérat de tâches inachevées ? 

Voilà nos idées pour y palier :

Trello, l’outil parfait en ligne pour organiser vos tâches, vos to-do, gérer vos projets, avancer dans vos modifications, valider vos avancées, tout en insérant des deadlines, et des calendriers ! Trello parle de lui-même, c’est un outil qui “aide les équipes à faire avancer les choses”, plutôt tentant non ?

-Google, on parie que vous le connaissez ! Au-delà de sa fantastique utilité qui n’est plus à prouver, le moteur de recherche propose de nombreux outils pour gérer son quotidien, seul, ou à plusieurs. Planifiez vos réunions avec Google Agenda, et créez automatiquement des visios avec Google Meet. Utilisez l’espace de stockage Google Drive, en créant un dossier pour chacun de vos projets, créez des documents grâce à Google Docs, des tableaux Excel avec Google Sheets, et même des présentations sur Google Slides ! Tant de possibilités à découvrir pour gagner du temps et organiser vos journées de CM simplement.

Gagner du temps, même à distance

On ne va pas vous refaire l’historique, mais la pandémie a bien changé nos manières de fonctionner…Le quotidien du community manager rime désormais avec télétravail, et surtout avec visioconférences. Même à distance, un community manager efficace doit s’organiser ! Planifiez vos réunions à l’avance et créez-en rapidement :

-Sur Google Meet : créez une réunion pour la date de votre choix, ajoutez les mails de vos invités, et Google se chargera de leur envoyer directement une invitation ! L’outil rentrera même automatiquement la réunion dans votre agenda. Plus rapide que le classique mail comprenant toutes les informations de connexion à Zoom, non ?

-Sur Whereby : votre client vous demande une visio de dernière minute pour valider le post que vous venez de lui proposer ? Créez une “room” instantanée sur Whereby ! Disponible jusqu’à 4 invités, vous n’aurez plus qu’à envoyer le lien, et le tour est joué !

Vous aurez certainement perdu 4 minutes de votre journée en lisant cet article, mais on vous assure que ce n’est rien comparé au temps que vous allez gagner en suivant nos conseils. 

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